Bạn cần tìm nội dung gì?
< Trở lại
Print

Sử dụng trello

1. PHẦN MỀM TRELLO LÀ GÌ?

Trello là phần mềm giúp bạn quản lý công việc một cách trực tuyến, đơn giản và hiệu quả. Trello được xây dựng dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban – tức là quản lý công việc trực quan theo các đầu công việc.

Trello với thiết kế tối giản và trải nghiệm dễ dàng là một công cụ tuyệt vời để bạn quản lý công việc/quản lý dự án, thay vì sử dụng các công cụ giao tiếp kém hiệu quả khi làm việc nhóm như email. Đặc biệt Trello đã tích hợp với account Google, Dropbox… cho cả bản miễn phí, nhà trường đang sử dụng hệ thống Email của Google nên đăng ký sử dụng Trello rất thuận tiện.
Các đối tượng thường xuyên sử dụng phần mềm Trello đó là: doanh nghiệp vừa và nhỏ, các bạn freelancer.

2. TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA TRELLO

  • Phân chia quản lý các công việc rõ ràng theo từng vị trí, từng tình trạng của đầu việc như: đang làm, đã làm xong, hủy bỏ,…
  • Tổng hợp phân chia đầu việc tới từng người trong nhóm bao gồm mô tả công việc cụ thể, thời gian, tình trạng hoàn thành công việc.
  • Đây là công cụ hỗ trợ làm việc nhóm nên cho phép các thành viên trong nhóm có thể yêu cầu sự giúp đỡ của nhau khi thực hiện một nhiệm vụ nào đó.
  • Trello giúp bạn kiểm soát dự án một cách hiệu quả, từ các dự án về marketing, sale, thiết kế,… tất cả đều được quản lý với một ứng dụng Trello.
  • Trello có thể giúp bạn lên kế hoạch cho bữa tiệc công ty, lên kế hoạch chuyển nhà, kiểm soát hàng hóa, …
  • Các công việc cần Checklist nhiều và nhiều người phối hợp làm việc chung như: tổ chức sự kiện, tiệc cưới, dã ngoại, …

Ưu điểm của Trello rất rõ ràng hướng đến sự đơn giản, linh hoạt và miễn phí. Với các tính năng cao cấp thì bạn mới phải trả phí. Tuy nhiên, với phần lớn công việc chúng ta chỉ cần dùng bản miễn phí đã quá đủ rồi.

3. CẤU TẠO CỦA TRELLO

Phần mềm quản lý công việc Trello bao gồm các phần sau:

Card:

Đây là một thẻ thông tin bao gồm Title (tiêu đề), Description (mô tả) dùng để lưu trữ công việc. Có thể dùng Card để ghi: Task (công việc), Feature (tính năng của sản phẩm), Question (các câu hỏi), Note (các ghi chú), … Đặc biệt mỗi Card này nếu bạn có nhiều đầu việc nhỏ hơn có thể tạo Checklist (danh sách các nhiệm vụ nhỏ).Trong các card, các thành viên có thể giao tiếp, trao đổi công việc bằng cách bình luận (comment), đính kèm hình ảnh,…

List:

là một danh sách tổng hợp nhiều Card có cùng một tình trạng (đang làm, chưa làm, đã làm xong) hoặc cùng một tính chất. Ví dụ: List Doing: chứa các Card đang làm, List Done: chứa các Card đã hoàn thành.

Board:

tổng hợp các List, là một bảng tương đương như 1 dự án hoặc một nhiệm vụ công việc lớn. Trong Board chứa các List để kiểm soát tình trạng các đầu việc.

Organization:

tổng hợp các Board và toàn bộ nhân sự trong Team.

Sau khi đã nắm được các thành phần của Trello, khi này cách sử dụng phần mềm đã rất đơn giản. Hãy làm theo các bước sau đây:

Tạo một không gian làm việc nhóm (Team space):

Tạo tên của nhóm nên gợi nhớ về dự án đang triển khai. Bạn có thể viết thêm mô tả cho dự án nếu cảm thấy cần thiết.

Tạo bảng: Board sẽ có giao diện như một chiếc bảng trắng, đây là nơi bạn sẽ quản lý công việc của nhóm/dự án. Tiến hành đặt tên cho board, thêm các thành viên. Board cũng có chế độ public và private để bạn tùy chọn. Sử dụng chế độ bookmark để đánh dấu các dự án cần đặc biệt chú ý hơn các dự án còn lại.

Tạo list: Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanba, nên các list phổ biến được áp dụng là: List to-do (các công việc cần làm). List doing (các công việc đang làm), List Done (các công việc đã hoàn thành).

Tạo card: Đây là đơn vị công việc nhỏ nhất trên Trello. Card sẽ bao gồm các thông tin: mô tả, file đính kèm, task nhỏ hơn hoặc checklist, thời hạn, thời gian, người chịu trách nhiệm thực hiện và nhãn. Bạn có thể tải ảnh và file từ thiết bị, Google Drive, Drop Box hay One Drive.

Điểm thú vị và tiện lợi trong quá trình sắp xếp công việc tại Trello, đó là bạn có thể di chuyển các card bằng cách kéo-thả dễ dàng, từ List này sang List khác. Bạn cũng có thể trao đổi với các thành viên bằng cách đề cập họ trong Bình luận với cú pháp @ trước tên của họ.

4. ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM KHI SỬ DỤNG TRELLO

*Ưu điểm:

  • Dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Các thao tác sử dụng cũng rất đơn giản: các công việc thuộc các giai đoạn được chuyển giao linh hoạt bằng cách chỉ cần kéo thả các card, để lên lịch và giao việc trong team cũng nhanh chóng. Khi một công việc đã hoàn thành, bạn chỉ cần kéo thông tin từ Doing sang Done là được. Để nhập một công việc mới, bạn click vào trong List to do để bắt đầu ghi chú công việc cần làm. Như vậy, cả bạn và mọi người trong team đều nhìn thấy công việc của mình, công việc của toàn team để có cách phân bổ, sắp xếp hợp lý.
  • Miễn phí: Trello hiện đang cung cấp sản phẩm dưới hình thức Freemium, tức là người dùng có thể sử dụng miễn phí các tính năng cơ bản. Tuy rằng các tính năng nâng cao thuộc phiên bản Business có giá tiền không hề dễ chịu (9.99$/người dùng/tháng) – thì phiên bản miễn phí của Trello cũng đáp ứng được những nhu cầu cơ bản nhất trong quản lý dự án. Bạn cũng dễ dàng mời những người dùng mới tham gia Trello nhờ sự “miễn phí” này; nhờ đó Trello thường được ưa chuộng bởi các startup và freelancer.
  • Theo dõi trực quan: Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban, nên các giai đoạn công việc sẽ được phân chia thành các danh sách như các to-do list. Và chỉ cần nhìn vào giao diện, là nhà quản lý đã nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất.
  • Khả năng tích hợp lớn: Trello còn có ưu điểm đáng kể đó là khả năng tích hợp lớn khi sử dụng bản trả phí. Nếu bạn sử dụng gói Free, dung lượng file đính kèm chỉ có 10MB nhưng nếu bạn sử dụng gói Business, con số đó lên tới 250MB.

* Nhược điểm:

  • Không phân cấp thành viên quản trị: Tất cả các thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu trước. Sự phân quyền lỏng lẻo hoàn toàn không phù hợp nếu có nhu cầu áp dụng Trello cho cấp độ doanh nghiệp – khi cần có những giới hạn quyền hoạt động khác nhau đối với các cấp nhân viên – trưởng phòng – CEO… Đây là yếu điểm lớn nhất của Trello vì nó có thể phá vỡ tính chặt chẽ và bảo mật thông tin doanh nghiệp.
  • Môi trường giao tiếp kém: Mặc dù các thành viên có thể trao đổi trong các card, tuy nhiên lại thiếu một giao diện cho các bình luận chung về toàn bộ dự án. Việc bình luận tại card cũng chưa thân thiện.
  • Không phù hợp cho quản lý thời gian: Với duy nhất một giao diện trải theo chiều ngang, Trello gây khó khăn cho người dùng trong việc quản lý thời gian chính xác của các công việc. Các card được thiết kế độc lập, cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc (ví dụ: bạn khó biết được việc nào làm trước, việc nào làm sau, việc nào phải làm xong thì mới có thể làm được việc khác). Muốn tối ưu lại những yếu tố này, bạn sẽ cần những phần mở rộng – tích hợp với ứng dụng Gantt chart(trong phiên bản trả phí của Trello).
  • Thiếu báo cáo công việc: Trello có thể là một công cụ tuyệt vời cho làm việc nhóm, nhưng lại thiếu đi nhiều tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người Quản lý (Project/Team manager); trong đó phải kể đến việc báo báo. Trello không có một giao diện cho phép người quản lý theo dõi ngay được công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự kiến, những cá nhân nào đang đảm bảo được tiến độ công việc được giao,…)

5. CÁC MẸO SỬ DỤNG TRELLO CHO NGƯỜI DÙNG MỚI

Nếu bạn hoàn toàn chưa biết gì về Trello và đã sẵn sàng để bắt đầu sử dụng công cụ này, bạn không phải đi từng bước một. Nó có thể có các tính năng mở rộng. Nhưng tính dễ sử dụng của nó sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp ngay lập tức. Dưới đây là một vài mẹo hữu ích cho bạn:

  • Bắt đầu với một dự án đơn giản hoặc thậm chí là một dự án mẫu: Bắt đầu với một dự án nhỏ bao gồm chỉ một hoặc hai list và một hoặc hai card. Điều này sẽ giúp bạn quen với việc điều hướng và các tính năng trong Trello.
  • Thử nghiệm với các tính năng: Trello có hàng chục tùy chọn. Điều đó không có nghĩa là bạn cần phải sử dụng tất cả các tùy chọn đó. Thử nghiệm với các danh sách kiểm tra và file đính kèm để xem bạn có thực sự cần chúng cho dự án Trello của mình không.
  • Xem phần Trello tips:  Trello rất giỏi trong việc cung cấp các thủ thuật hữu ích và bạn có thể khám phá điều gì đó mà bạn yêu thích. Vì vậy, hãy nhấn vào biểu tượng Information trong thanh điều hướng của bạn. Khi bạn có thời gian để khám phá một mục mới.
  • Tận dụng các lời nhắc: đặc biệt nếu bạn muốn sử dụng Trello trên thiết bị di động của bạn. Điều này sẽ giữ cho bạn luôn theo sát các dự án của mình.
  • Hãy vui vẻ với nó và biến nó thành vật sở hữu của bạn: Hướng dẫn sử dụng Trello giúp bạn nhận ra có một số tính năng tuyệt vời để thay đổi màu nền cho board, có thể bao gồm một sticker gọn gàng. Tại sao không sử dụng các tính năng bổ sung này để cá nhân hóa trải nghiệm của bạn nhỉ?

Trello có một trang Help giúp giải đáp gần như mọi thắc mắc của người dùng. Nếu có thể hãy đọc lướt qua một chút trước khi sử dụng.

Tham khảo them hướng dẫn cụ thể sử dụng Trello do TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG biên soạn tại đây

6. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ TRELLO

Phiên bản Trello trả phí có giá bao nhiêu?

Trello cung cấp cho bạn hai phiên bản miễn phí và trả phí. Phiên bản trả phí gồm 2 loại là Business Class và Enterprise. Business Class có giá 10USD Enterprise có giá 17.5USD.

Có nên nâng cấp lên phiên bản cao cấp hơn không?

Các chức năng của phiên bản miễn phí cũng đủ để đáp ứng nhu cầu quản lý một vài dự án nhỏ của bạn. Tuy nhiên đối với các dự án lớn có trên 100 thành viên bạn cần nâng cấp phiên bản mới có thể sử dụng thêm nhiều tính năng nâng cao và việc quản lý sẽ trở nên hiệu quả hơn.

Trello có phiên bản ứng dụng không?

Ngoài sử dụng Trello online trên trình duyệt

Trello còn cung cấp ứng dụng cho desktop giúp bạn thao tác thuận tiện hơn. Hơn nữa bạn cũng có thể tải Trello trên điện thoại hiện tại công cụ này đã có mặt trên cả hai hệ điều hành là Android và IOS.

Trello có bảo mật không?

Hệ thống của Trello được thiết kế tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật cấp cao và đồng thời sử dụng cơ chế mã hóa cấp ngân hàng nhằm đảm bảo dữ liệu của bạn sẽ không bao giờ bị lộ và rơi vào tay kẻ xấu. Nếu bạn một quản trị viên bạn có thể đặt quyền và quyết định các bảng là riêng tư và chỉ có thể truy cập bởi những người tham gia được trao quyền.

7. TỔNG KẾT

Nếu bạn không muốn sử dụng các công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp, Trello là một lựa chọn thích hợp để bạn kiểm soát công việc cá nhân và nhóm một cách tốt nhất.

Chỉ với những thao tác đơn giản như vậy bạn đã có thể dễ dàng quản lý được một khối lượng công việc khổng lồ. Ngoài ra, Trell còn có cả phiên bản Mobile để bạn có thể dễ dàng đồng bộ những thông tin cá nhân và tập thể trên web về ứng dụng điện thoại của mình. Từ đó, mang đến sự thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện công việc của bạn.

Bài trước Phần mềm Unikey
Tóm tắt nội dung
Scroll to Top